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terça-feira, 12 de outubro de 2010

SECRETÁRIA...O BRAÇO DIREITO DA PRESIDÊNCIA!



A secretária não faz parte da presidência de uma organização,mas ela é realmente o braço direito da Sociedade de socorro, ou outra organização.Tenho observado que muitas presidências não extraem todo o potencial que esta líder poder desenvolver. Noto que muitas se limitam a manter a frequência e preparar a agenda do domingo.
Mas o que realmente esta líder poder fazer?

PERFIL DA SECRETÁRIA:

Dinâmina, de iniciativa e pró-ativa.

A secretária com INICIATIVA torna-se uma líder capaz de pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e solicitações. A secretária tem-se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinâmica da organização e todos os projetos com os quais a presidência esteja comprometida.
Então antes que uma presidência esteja o tempo todo lembrando a ela o que deve fazer, ela já se antecipa dentro de suas responsabilidades, e já deixa tudo pronto!
Ontem estive conversando com uma secretária da sociedade de socorro, e fiquei um pouco preocupada,porque ela havia me dito que desde que entrou (há uns 9 meses atrás) ainda não havia recebido treinamento especifico para área dela. Já havia lido o manual,mas sentia necessidade de um treinamento mais focado na sua área de atuação. Ela chegou a me dizer que não achava o seu chamado tão importante.
Bom, nem preciso dizer que depois desta conversa já estou preparando um treinamento para as presidências das unidades aplicarem para suas secretárias.

Dentro da organização...o que uma secretária pode fazer?

1. Auxilia a presidência conforme necessidade.
2. Consulta a presidência para preparar agendas para reuniões
3. Participa dessas reuniões e mantém as atas
4. Mantém registro de frequência da Sociedade de socorro (Pode pedir ao secretário da ala para fornecer uma listagem da sociedade de socorro tirada do computador)
5.Todos os meses,ela reúne e passa as informações para o relatório de progresso de membros (Vêr na pag. 207 do manual geral de instruções)
6.Mantém outro registros e prepara relatórios conforme o que a presidência solicitar.
7.Também pode ajudar a preparar o orçamento anual da sociedade de socorro da ala e a prestar contas dos fundos aprovados.
8. Participa das reuniões de liderança da Sociedade de socorro da estaca
9.Pode ajudar a presidente da Sociedade de socorro a manter uma lista atualizada das pessoas da ala,estaca e comunidade cujas técnicas poderiam ser úteis para atender a necessidades imediatas,de longo prazo ou resultantes de desastres.

Registro de frequência e professoras visitantes


Todos os meses, a secretária da sociedade de socorro da ala reúne as seguintes informações de frequencia para o relatório de progresso dos membros:
1. O nº total de mulheres da ala

2.O número delas que não assistiram a nenhuma reunião da sociedade de socorro durante o mês. As irmãs que estiveram ausentes por estarem servindo em outras designações da estaca ou alas,como em chamados da primária e nas moças,recebem presença. As que participam das reuniões adicionais também recebem presença.

3.Uma lista com o nome das irmãs que não assistiram reuniões.

Todos os meses a secretária da sociedade de socorro ou a líder das professoras visitantes reúne as seguintes informações:

1. O número total de mulheres da ala

2.O número delas que foi contactada pelas professoras visitantes durante o mês.

3.Uma lista com o nome das irmãs que não foram contactadas.
Todos os meses, a secretária examina essas informações com a presidência da sociedade de socorro para certificar-se de que estejam precisas e completas. A presidente ou secretária passa-as ao secretário da ala até o dia 10 do mês seguinte.

Secretária da Sociedade de socorro da estaca
Royalty-Free (RF) Clipart Illustration of a Pretty Brunette Receptionist Wearing Glasses And Holding A White Phone
Ela precisa ter o mesmo perfil que a secretária de ala, mas ao mesmo tempo possuir um visão global da organização.
Por que é ela quem treina as secretárias das alas, individualmente e nas reuniões de liderança da sociedade de socorro da estaca.
Pode ainda compilar a história da sociedade de socorro da estaca se a presidente pedir (Somente para uso local).
Deve enviar o nome da nova presidente da sociedade de socorro da estaca para RELIEF SOCIETY headquarters,76 north main street,Salt Lake city,UT.
Essa notificação deve possuir o endereço da presidente,seu telefone e o nome do marido(Se ela for casada). Deve incluir também a data em que a presidente foi chamada.

Ufa!! e aí...viram o quanto uma secretária possui responsabilidades importantes dentro de uma organização?
"Ela só vai ter a DIMENSÃO que a presidência conceder a ela."

Beijos meus anjos, espero ter ajudado e motivado!
Com grande carinho,
Kakau


5 comentários:

marcia disse...

É verdade, pena que na prática isso quase não funciona, pelo menos aqui. A gente treina, ensina, anima, e mesmo assim algumas preferem fazer o mínimo possível! Como seria bom se eu tivesse uma secretária tão eficiente.
Beijos e parabéns pelas postagens, estou adorando!

Anônimo disse...

Bom Dia Kakau, sou da estaca pirituba e recebi chamado de secretaria da sociedade de socorro da ala mangalot,estava tentando ler o que postou sobre secretaria.. o braço direito da presidencia e não consegui ler sera que voce pode mandar para mim com letra mais legivel, por favor tenha um bom finalde semana jaquelinesantos.sud@gmail.com um abraço vc é bem talentosa!

kakau cavalcanti disse...

Ok Jaqueline, já consertei a letra...bjus meu anjo!

jaqueline disse...

Oie kakau, estou sem ideia de que mensagem por num cartão de mulheres que estão visitando a sociedade de socorro, será que você pode me ajudar?!ATT jack

marines disse...

oi kakau preciso de algumas ideias de relatorio de prof visitante estou preparando um treinameto de estaca
para fev.

obrigada por nos ajudar o Senhor da

amo as postagem